1. Objetivo
Establecer las directrices para el tratamiento de datos personales en Softkad S.A.S., garantizando a los titulares de los datos el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información recopilada, conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas aplicables en Colombia. Esta política refleja nuestro compromiso con la transparencia, seguridad y privacidad de la información de empleados, clientes, proveedores y demás partes interesadas.
2. Alcance
Aplica a todas las personas naturales cuyos datos personales se encuentran registrados en nuestras bases de datos, incluidas pero no limitadas a:
- Clientes actuales y potenciales.
- Proveedores y contratistas.
- Empleados y candidatos a procesos de selección.
- Accionistas y socios comerciales.
- Usuarios de los servicios y plataformas de Softkad S.A.S.
- Esta política también aplica a todos los canales digitales (sitios web, aplicaciones) y bases de datos administrados por Softkad S.A.S..
3. Definiciones
A continuación, se describen términos relevantes para la comprensión de esta política:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
- Dato personal: Información que identifica o puede hacer identificable a una persona, como nombre, identificación, dirección, correo electrónico, teléfono, datos financieros, entre otros.
- Dato sensible: Información que afecta la privacidad del titular y cuyo uso indebido puede generar discriminación (e.g., datos relacionados con salud, religión, biometría).
- Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones como recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación de datos personales.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de los datos personales. En este caso, Softkad S.A.S.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
4. Principios aplicables al tratamiento de datos personales
En el tratamiento de datos personales, Softkad S.A.S. adopta los siguientes principios:
- Legalidad: Cumplimos con las leyes vigentes para el tratamiento de datos personales.
- Finalidad: Los datos personales son recolectados y tratados para propósitos legítimos, previamente informados al titular.
- Libertad: La recolección y tratamiento de datos se realizan únicamente con autorización previa del titular, salvo excepciones legales.
- Veracidad: Los datos tratados deben ser exactos, completos y actualizados.
- Transparencia: Garantizamos a los titulares acceso en cualquier momento a sus datos.
- Seguridad: Implementamos medidas para proteger los datos contra accesos no autorizados y fraudes.
- Confidencialidad: Los datos tratados por Softkad S.A.S. están sujetos a reserva y solo se comparten bajo las excepciones legales.
5. Tratamiento de la información personal
Softkad S.A.S. recopila, almacena, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica y suprime datos personales para las siguientes finalidades:
5.1. Finalidades generales
- Proveer servicios de facturación electrónica, nómina RADIAN, control de inventarios y demás soluciones ofrecidas por Softkad S.A.S.
- Administrar y gestionar las relaciones comerciales, contractuales y laborales con empleados, clientes y proveedores.
- Enviar comunicaciones relacionadas con novedades, ofertas, actualizaciones y beneficios de nuestros servicios.
- Cumplir con obligaciones legales y regulatorias, incluidas las relacionadas con la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y la DIAN.
- Responder consultas, quejas y reclamos presentados por los titulares.
- Realizar estudios de mercado, análisis estadísticos y mejorar nuestros servicios a partir del análisis de datos.
- Enviar información promocional a través de medios digitales o físicos.
5.2. Tratamiento de datos sensibles
El tratamiento de datos sensibles solo se realiza con autorización expresa del titular y para fines específicos que justifiquen su uso, como validaciones biométricas o análisis técnicos relacionados con el uso de nuestras plataformas.
5.3. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de menores se realizará únicamente cuando se cuente con la autorización expresa de los padres o representantes legales, y siempre que responda al interés superior del menor.
6. Derechos de los titulares de los datos personales
- Los titulares de datos personales tratados por Softkad S.A.S. tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar la eliminación de sus datos cuando estos no sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades establecidas.
- Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Acceder de manera gratuita a la información que repose en nuestras bases de datos.
7. Medidas de Seguridad
Softkad S.A.S. implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para garantizar la protección de los datos personales, previniendo accesos no autorizados, pérdida, adulteración o uso indebido.
8. Negativa de la sociedad para acceder, rectificar o cancelar los datos personales
Softkad podrá negar el acceso total o parcial a los datos personales o la realización de la rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de los datos personales en los siguientes casos:
- Cuando el solicitante no sea el titular de los datos o su representante debidamente acreditado.
- Si la solicitud afecta los derechos de un tercero.
- Cuando la rectificación ya haya sido previamente realizada.
- Si no existen datos personales del solicitante en nuestras bases de datos.
- En caso de existir un impedimento legal o una resolución de una autoridad competente que lo impida.
De acuerdo con el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, Softkad no estará obligada a suprimir los datos personales ni a acceder a solicitudes de revocatoria de la autorización cuando se cumplan los requisitos establecidos por la ley.
9. Autorización del titular
Todo tratamiento de información personal que realice Softkad requiere la autorización previa e informada del titular de los datos, la cual debe ser obtenida por cualquier medio que permita su consulta posterior. No será necesaria dicha autorización en los siguientes casos, en concordancia con las excepciones establecidas por la ley:
- Información solicitada por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
9.1. Deber de informar al titular
En el momento de solicitar la autorización, Softkad informará al titular de los datos sobre lo siguiente:
- El tratamiento que se les dará a sus datos personales y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de las respuestas a las preguntas relativas a datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes.
- Los derechos que le asisten como titular de los datos.
- La identidad y los datos de contacto del responsable del tratamiento.
9.2. Personas a quienes se les puede suministrar la información
Softkad podrá suministrar la información a las siguientes personas o entidades:
- A los titulares de los datos, sus causahabientes o representantes legales.
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
10. Obligaciones
10.1. Obligaciones de Softkad
Softkad cumplirá con las siguientes obligaciones con respecto al tratamiento de datos personales:
- Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de tratamiento de los datos personales del titular.
- Solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular, según lo estipulado por la ley.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten.
- Mantener la información con las condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, uso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, actualizada y comprensible.
- Actualizar la información cuando sea necesario y comunicar cualquier novedad al encargado del tratamiento.
- Rectificar la información incorrecta y comunicarlo al encargado de tratamiento.
- Suministrar solo los datos que estén autorizados por la ley o por el titular.
- Exigir a los encargados del tratamiento que respeten la seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de acuerdo con la ley.
- Adoptar políticas internas para garantizar el cumplimiento de la ley, especialmente para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al encargado del tratamiento si la información está en discusión por parte del titular o si se encuentra en un proceso judicial.
- Informar al titular sobre el uso de sus datos personales cuando lo solicite.
- Informar a la autoridad de protección de datos en caso de violaciones a la seguridad de los datos personales.
10.2. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento
Los encargados del tratamiento de la información deberán:
- Garantizar el pleno y efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.
- Mantener la información en condiciones de seguridad, conforme a las políticas internas de Softkad.
- Actualizar, rectificar o suprimir los datos conforme a la ley.
- Tramitar las consultas y reclamos de los titulares de acuerdo con la ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento adecuado de la ley.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de violaciones a la seguridad de la información.
11. Atención de peticiones, consultas y reclamos
11.1. Área competente
Softkad atenderá todas las peticiones, consultas y reclamos relacionados con los derechos establecidos en la ley, como la consulta, actualización, rectificación y supresión de los datos personales, a través de los siguientes canales:
- Servicio al Cliente para peticiones, quejas y/o reclamos.
- Oficina Jurídica para derechos de petición.
11.2. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular
Los titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes medios:
Envío de un correo electrónico a [email protected]
Llamada telefónica a la línea de atención al cliente de Softkad: +57 320 6455052.
11.3. Término para la obtención de respuesta
Softkad responderá las solicitudes dentro de un plazo de quince (15) días hábiles desde la recepción de la solicitud. En caso de no poder atender la consulta dentro de ese plazo, se informará al titular el motivo del retraso y la fecha estimada para la respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al plazo inicial.
12. Seguridad de los datos personales
Softkad* tomará todas las medidas administrativas y tecnológicas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales que tratamos, protegiéndolos contra alteraciones, pérdidas, consultas, accesos o usos no autorizados o fraudulentos. Sin embargo, aunque implementamos medidas de seguridad, no podemos garantizar la seguridad absoluta de la información. Softkad* no se hace responsable de los daños que pudieran surgir debido a fallos técnicos o accesos indebidos por parte de terceros a los datos personales almacenados en nuestras bases de datos.
13. Transferencia y transmisión de datos personales
Softkad* podrá transferir los datos personales a terceros no vinculados con la entidad en los siguientes casos:
- Cuando sea necesario para el cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales.
- Para la ejecución de contratos con proveedores que nos asistan en el desarrollo de nuestras actividades.
- En caso de una transferencia a cualquier entidad que maneje información relacionada con nuestras actividades.
Cuando Softkad* desee transferir datos personales a terceros ubicados fuera de Colombia, se asegurarán acuerdos contractuales que incluyan:
- Alcances y finalidades del tratamiento de datos.
- Actividades que el encargado llevará a cabo en nombre de Softkad*.
- Obligaciones del encargado respecto al titular de los datos y nuestra compañía.
- El deber del encargado de cumplir con las finalidades autorizadas y respetar los principios establecidos por la ley colombiana y esta política.
- Compromiso del encargado de proteger adecuadamente los datos y mantener la confidencialidad.
- Descripción de las medidas de seguridad adoptadas por Softkad* y el encargado en el destino de los datos.
En caso de que alguna excepción legal ampare la transferencia internacional de datos, no será necesaria la autorización explícita del titular.
14. Oficial de privacidad y tratamiento de datos
El Oficial de Privacidad o encargado del tratamiento será un profesional calificado de Softkad*, responsable de desarrollar las políticas de protección de datos personales, implementar buenas prácticas, asegurar la confidencialidad y la seguridad de la información, e informar sobre los riesgos asociados al tratamiento de los datos.
Entre sus responsabilidades se incluyen:
- Velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por la empresa.
- Implementar buenas prácticas de gestión de datos personales.
- Desarrollar y administrar el programa para cumplir con las normas legales y las políticas internas.
- Supervisar los controles y realizar evaluaciones continuas.
- Reportar incidentes de seguridad y modificaciones de bases de datos a las autoridades competentes.
- Promover la cultura de protección de datos en toda la organización.
- Mantener el inventario y clasificación de las bases de datos personales.
- Registrar las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y gestionar la conformidad necesaria.
- Implementar programas de formación y auditoría para todo el personal involucrado en el manejo de datos.
15. Normatividad vigente
La política de tratamiento de datos personales de Softkad* entra en vigor a partir del 22 de junio de 2017, y se regula conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas relacionadas que puedan modificar o reformar estas disposiciones. La vigencia de esta política está sujeta a la finalidad del tratamiento de los datos personales establecidos por la empresa.
16. Autorización expresa para el uso de cookies
Softkad* utiliza cookies propias y de terceros en su página web para mejorar la experiencia del usuario. Si decide no aceptar ciertas cookies, algunas funciones del sitio web pueden no funcionar adecuadamente, afectando la calidad de la experiencia del usuario.
16.1. Definición y tipos de cookies
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Normatividad vigente sobre cookies
Aunque no existe una normativa específica sobre cookies en Colombia, Softkad* sigue las buenas prácticas establecidas por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre protección de datos personales.
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17. Terminación
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